להעביר מייל לעובד הנכון, לתייק מסמך, לעדכן לקוח. פעולות קטנות שחוזרות לאורך היום ולוקחות לא מעט זמן.
firmo מחברת בין המערכות של המשרד, כדי שהפעולות האלה יתבצעו אוטומטית, לפי הדרך שבה אתם עובדים.
לחצו על אחד הסמלים כדי לראות מה אפשר לעשות.
מהמייל ועד לתיק הלקוח, אפשר לחבר כמה פעולות לתהליך אחד ולחסוך את המעבר הידני בין המערכות.
מערכות לדוגמה. החיבור כפוף לאפיון ולבדיקת היתכנות.
בכל משרד יש פעולות שחוזרות על עצמן. אפשר להתחיל מפעולה אחת שמכבידה על הצוות, ובהמשך לחבר אליה עוד שלבים.
במקום לפתוח כל מייל ולבדוק למי להעביר אותו, המערכת מזהה את התיק ומשייכת אותו לעובד המתאים. משם היא יכולה להעביר את המייל, לתייק אותו או לבצע את שתי הפעולות.
הלקוח מקבל קישור שבו הוא יכול למלא פרטים, להעלות תמונות ומסמכים ולחתום. בסיום, המידע והמסמכים עוברים למערכת של המשרד, והעובד מקבל עדכון.
התקבלה החלטה או השתנה מועד דיון? המערכת מעבירה את העדכון לעובד המטפל, כדי לצמצם את הצורך להיכנס שוב ושוב לתיקים ולבדוק מה התחדש.
המערכת מקבלת את סיכום השיחה מ־Voicenter ומתייקת אותו בתיק המתאים לפי מספר הטלפון של הלקוח. כך העובד הבא שמטפל בלקוח יכול להמשיך מהמקום שבו השיחה הסתיימה ולחסוך פנייה כפולה.
החיבורים מותאמים למשרד לאחר בדיקת הממשקים וההרשאות הזמינים.
פתרון אמיתי, בשימוש יומיומי
המערכת מחברת בין עודכנית, המייל, המרכזייה ומערכות נוספות. עדכונים מגיעים לעובדים, מסמכים מתויקים בתיקים ולקוחות מקבלים הודעות כחלק מתהליך העבודה.
כך נראה אחד התהליכים במשרד: תיק שנקלט בעודכנית נפתח גם במאנדיי. הלקוח מקבל בוואטסאפ קישור להשלמת פרטים ומסמכים, והמסמכים חוזרים לתיוק בעודכנית. בהמשך, גם פרטי הדיון עוברים בין המערכות ומשמשים לעדכון הלקוח והעובד.
יעד הסנכרון בפרויקטהמחשת מידע בלבד - לא ממשק monday.com או מערכת ניהול של firmo.
רואים מה חדש ובמה צריך לטפל.
מתחילים בשיחה איתכם ועם העובדים כדי להבין מה גוזל זמן ומה כדאי לשפר. אחר כך נבדוק את המערכות הקיימות, במידת הצורך יחד עם איש ה־IT, ונכין הצעת מחיר בהתאם.
ההקמה כוללת התאמה לסביבת המשרד, הדרכה וליווי בתחילת העבודה. אפשר גם להתקין את המערכת על שרת קיים במשרד, בהתאם לדרישות הטכניות.
המערכת מתעדת את הפעולות שלה ומתריעה על תקלות שדורשות טיפול. ניטור, דוחות ובדיקות תקופתיות עוזרים לזהות בעיות ולשמור על עבודה תקינה לאורך זמן. בתקופת ההתייצבות ניתן גם מענה לשאלות ולהתאמות שעולות מהשימוש בפועל.